Brugermanual

Konfigurér automatisering

Automatisering samler tilbagevendende driftsopgaver ét sted. Aktivér de moduler organisationen har brug for, såsom automatiske SMS- og e-mailbeskeder, strømoptimering og automatisk temperaturstyring, konfigurér reglerne, og overvåg aktiviteten. Kun aktiverede moduler vises for den valgte tenant. Når ingen moduler er aktive, viser siden en automationsillustration og en besked om at administrere moduler.

Sådan gør du

1. 1Sådan aktiverer du et modulÅbn Automatisering > Administrer moduler, aktivér det ønskede modul, luk/gem, og vent på Synkroniseret. Modulet vises som kort og i navigationen. Gennemgå regler før deaktivering, da brugerfladen skjules.
2. 2Sådan opretter du en automatisk beskedÅbn Automatisering → Automatiserede beskeder og tilføj eller redigér en besked. Under Hvornår og hvem vælger du udløser og bookinggæst eller bestemte modtagere. Bestemte modtagere kræver adresse eller telefonnummer. Relevante udløsere viser 24-timers valg af time/minut eller tidsforskydning ved udløseren. Under Beskedindhold aktiverer du e-mail, SMS eller begge og redigerer hver kanal i sin fane. E-mail har emne og tekst. Værktøjslinjen giver adgang til skabeloner, gæsteportalknap og variabelhjælp. Leveringsbetingelser er lukket og vises kun for bookinggæster. Værelsesspecifikke beskeder viser antal og åbner en separat kladdedialog. Annullering forkaster dialogændringer; Anvend ændringer overfører værelsesændringer til hovedformularen. Gem hovedbeskeden for at gemme alt. Validering åbner den relevante kanal og fokuserer det aktuelle felt. Kort for automatiske beskeder viser kun e-mail- og SMS-forhåndsvisninger for aktiverede leveringsmetoder. Dialogen Send besked følger den valgte skabelon: emne, e-mailadresse og forhåndsvisning vises kun for e-mail; telefon og SMS-forhåndsvisning kun for SMS. E-mailindhold vises med linjeskift og knapper direkte i dialogens forhåndsvisning. Udvid Rediger — E-mailindhold for at redigere HTML-kilden; ændringer opdaterer forhåndsvisningen og medtages ved afsendelse. SMS forbliver ren tekst. Dashboardets hændelseslog viser e-mailindhold som HTML med linjeskift, afkodede tegn og knapper til gæsteportalen. SMS-beskeder og andre hændelsesfelter vises fortsat som ren tekst.
3. 3Hvad hver trigger betyderAnkomstdag sender på startdatoen efter valgt tenanttid. Starttid passeret gælder fra bookingstart plus tidsforskydningen indtil slut eller udtjekning; regelændringer udelukker ikke ældre bookinger og gensender ikke leverede kanaler. Afrejsedag sender på slutdatoen efter valgt tid. Booking oprettet gælder nye, fremtidige, ikke indtjekkede bookinger. Indtjekning gælder indtjekket/ikke udtjekket og opdaterer starttid. Udtjekning gælder op til 48 timer efter slut. Kun skabelon sender aldrig. De fire sensortriggere vises, men behandles ikke af nuværende backend og må ikke forventes at sende.
4. 4Hvad beskedfelterne betyderTidspunktet bruger organisationens tidszone. Tidsforskydning er som standard 0; -60 sender en time før bookingstart og 60 en time efter. Modtager-, betalings-, rengørings- og gyldighedskrav gælder stadig. Ændret tidspunkt gensender ikke leverede kanaler. Brug skabelon erstatter kun teksten i den aktuelle kanal og bevarer udløseren og den anden kanal. Deaktiverede kanaler beholder kladdeteksten. Værelsesinstruktioner understøtter generel og kanalspecifik tekst samt valgfri sprogkode; tomt sprog betyder alle sprog. Brug {roominstructions} i hovedteksten til de valgte instruktioner. Tilgængelige variabler åbner en separat hjælpedialog og vises ikke direkte i formularen. Brug variablerne i emnet eller beskedteksten, når du opretter eller redigerer en besked. Begge datoer bruger organisationens tidszone. {departureDate} bruger regionalt talformat (Europe/Oslo: 18.09.2026; America/New_York: 09/18/2026). {departureDateText} giver 18 sep 2026, altid med engelsk månedsforkortelse med små bogstaver. Regioner, der ikke understøttes, bruger yyyy-MM-dd for den numeriske dato. {arrivalDate} og {arrivalDateText} bruger bookingens startdato med samme tal- og tekstformat som afrejsevariablerne. Brug {arrivalDateText} til ankomst og {departureDateText} til afrejse. Under Automatisering → Automatiserede beskeder opretter eller redigerer du en besked og aktiverer e-mail under Beskedindhold. Under E-mailbesked placerer du markøren, hvor knappen skal indsættes, og vælger Tilføj gæsteportalknap. En ny dialog åbnes med knaptekst, baggrundsfarve, tekstfarve og Forhåndsvisning af stil. Vælg Indsæt knap for at tilføje den og gå tilbage, eller annullér for at gå tilbage uden at ændre e-mailen. Markerede tegn erstattes; uden markørposition tilføjes knappen til sidst. Standardfarverne er blå #1068F0 og råhvid #F8F8F8. Farver bruger #RGB eller #RRGGBB; teksten må ikke indeholde dobbelte anførselstegn eller linjeskift. Den indsatte {guestportalbutton}-variabel gemmer tekst og farver; redigér den i e-mailteksten for at ændre en eksisterende knap. Forhåndsvisningen viser kun stilen og åbner ingen booking. Knapper kræver en booking og virker kun i e-mailteksten; brug {guestportal} i SMS og emnefelt. Gem beskeden for at beholde knappen. Tilføj gæsteportalknap står ved siden af Vis skabeloner. Værelsesspecifikke beskeder redigeres ikke længere i denne beskeddialog. Dialogen til gæsteportalknappen har farvevælgere ved siden af hex-felterne for baggrund og tekst. Valg af en farve opdaterer hex-værdien og forhåndsvisningen; tekstfelterne accepterer stadig #RGB eller #RRGGBB. Editoren til automatiserede beskeder er én sammenhængende visning: udløser og leveringsindstillinger står over SMS- og e-mailfelterne, efterfulgt af skabeloner, gæsteportalknappen og variabelhjælp. Ved levering til bookinggæsten vælger du Tilføj værelser til venstre for Tilføj gæsteportalknap og vælger et eller flere værelser. Et separat vindue åbnes med afkrydsningsfelter for værelser. Anvend filter sender valget tilbage til beskededitoren; Annuller eller Escape kasserer ændringerne i vinduet. Gem hovedbeskeden for at gemme valget. De valgte værelser vises under knaprækken; fjern en chip eller fravælg et værelse for at ændre listen. Forhåndsvisningen viser værelseschips før SMS, E-mail og Bookinggæst. Gem beskeden for at anvende filteret; Annuller kasserer ændringer. En tom liste inkluderer alle værelser. Skift fra bookinggæst rydder værelsesvalget. Filteret er uafhængigt af værelsesspecifikt indhold. Udvidelse eller rydning kan sende til kvalificerede bookinger, der endnu ikke har modtaget beskeden. Advarsel 5, Værelse ikke inkluderet, betyder, at en forfalden booking blev udelukket uden en anden vellykket automatisk besked; vellykket levering rydder advarslen. Brug Vælg alle til at markere alle værelser eller Fravælg alle til at rydde valget. Ved delvist valg vælger knappen alle værelser. Anvend filter sender ændringerne tilbage til editoren; et tomt valg betyder alle værelser ved lagring. Værelseslisten sorteres alfabetisk og numerisk efter portalsproget uden forskel på store og små bogstaver: Værelse 2 vises før Værelse 10.
5. 5Sådan redigerer du en beskedVælg tre prikker > Redigér, ret felterne, og opdatér. Redigering ændrer aktiveringstidspunktet for Booking oprettet. Kontrollér kortet bagefter.
6. 6Sådan sletter du en beskedVælg tre prikker > Fjern, kontrollér navnet og bekræft. Fremtidige udsendelser stopper; allerede sendte beskeder og logs består. Brug Kun skabelon, hvis teksten skal bevares uden automatisk sending.
7. 7Sådan planlægger du låseautomatiseringAktivér Låseautomatisering under Automatisering > Administrer moduler, åbn Konfigurér låseautomatisering, og vælg Ny opgave. Navngiv opgaven, vælg én trigger — Åbn holder låse og låsestyringer åbne og relæer sluttet, Luk låser og bryder relækredsen, Pulsåbning åbner kortvarigt — og vælg de låse, låsestyringer og relæer, den gælder. Angiv tidsplanen som Én gang, Dagligt, Ugentligt eller Månedligt med gentagelsesinterval, ugedage eller dage i måneden, klokkeslæt og startdato samt valgfri slutdato og tidszone. Tidsplanen kører i lokal tid, så opgaven beholder sit klokkeslæt hen over sommertid; åbning kl. 08:00 og låsning kl. 16:00 er to separate opgaver. Bekræft sikkerhedserklæringen før du gemmer, da opgaven betjener fysisk adgang uden en operatør til stede. Endepunkterne er kun for superbrugere, opgaver kører kun mens modulet er aktiveret, planlæggeren tjekker én gang i minuttet, så en trigger udløses inden for cirka et minut, og en oversprunget forekomst køres ikke bagefter. Brug kortets menu til at redigere, deaktivere eller slette en opgave, og bekræft hver udført og mislykket handling pr. enhed i hændelsesloggen.
8. 8Sådan aktiverer og åbner du Energy AgentAktivér Energy Agent under Automatisering > Administrer moduler. Modulkortet viser derefter Åbn Energy Agent, og Energy Agent vises som sit eget punkt i venstremenuen; mens modulet er slået fra, vises ingen af delene. Solvotix Energy Agent kører som sin egen applikation på et separat subdomæne, så linket åbnes i en ny fane. Du forbliver logget ind: begge applikationer deler samme login, så der kræves ingen separat login. Aktiveringen gemmes pr. lejer, så skift lejer først, hvis du vil have modulet på en anden ejendom.
9. 9Kør en låseautomatisering nuÅbn Automatisering → Låseautomatisering, og vælg Kør nu i opgavekortets menu. Opgaven og modulet Låseautomatisering skal være aktiveret. Bekræft opgavens navn, udløser og alle målenheder før kørslen. Den konfigurerede kommando sættes straks i kø for hver enhed uden at ændre tidsplanen; kortets dato for Seneste kørsel opdateres til dette manuelle forsøg. Resultatet viser, hvilke enheder der blev sat i kø; det beviser ikke, at en lås eller et relæ reagerede. Kontrollér hændelsesloggen og hver enheds fysiske tilstand. Efter timeout skal du kontrollere begge dele før et nyt forsøg, da kommandoen allerede kan være sat i kø.
10. 10Tenantnavn i gæsteportalenGæsteportalen viser tenantens navn øverst, over sprogvalg og bookingindhold. Navnet vises også før og efter opholdet, når det er tilgængeligt. Hvis det ikke kan indlæses, skjules overskriften, og portalen fungerer fortsat. På mobil viser gæsteportalen store kort med værelse og adgangskode ved siden af hinanden samt et kort i fuld bredde med udtjekning og afrejsetidspunkt. Informationsknappen forklarer, hvornår udtjekning bliver tilgængelig. Hotelbeskeder og sprogvalg vises nedenunder. Tenantens synlighedsindstillinger gælder fortsat; desktoplayoutet er uændret. I en vejvisning fører Tilbage til gæsteportalens hovedskærm. På afrejsedagen kan gæster med Meld afrejse informere personalet om deres afrejse. Bekræft afrejse udfører den eksisterende udtjekning; bekræftelsen advarer om, at adgangen til værelset deaktiveres efter 5 minutter. Knappen bekræfter ikke, at betalingen er afregnet. Under Automation → Gæsteportal → Portaladfærd vises tekstfeltet kun, når Vis instruktioner før opholdet er slået til. Indtast instruktionerne, og gem indstillingerne. Gæster ser teksten i den lukkede portal før ankomst, når Begræns til bookingperioden også er aktiveret, bookingen har gyldige start- og slutdatoer og ikke er tjekket ud. Tom tekst skjules; instruktionerne vises ikke under eller efter opholdet. Den samme rene tekst bruges til alle værelser og sprog, med bevarede linjeskift; HTML og skabelonvariabler fortolkes ikke. Instruktionerne giver ikke tidlig adgang til værelseskoder eller handlinger. Når indstillingen slås fra, skjules feltet uden at slette teksten. Instruktioner før opholdet vises uden overskrift. Før bookingen starter, viser den lukkede portal en løbende nedtælling i fire indrammede felter for dage, timer, minutter og sekunder med lysende tal og en diskret blå horisont. Ved nul kontrollerer portalen automatisk adgangen hos serveren igen, før bookingindhold vises. Nedtællingen vises over opholdsoplysningerne på computer og mobil. Hvis åbningstidspunktet mangler, eller opholdet er afsluttet, vises en statusbesked i stedet. På mobil er overskriften med overnatningsstedets navn centreret. Bed gæster bekræfte kontaktoplysninger er slået fra som standard. Når aktiveret åbnes et vindue én gang pr. sidebesøg i både lukket og åben portal, indtil kontaktoplysningerne er bekræftet, også hvis telefon og e-mail allerede findes. Eksisterende værdier hentes til kontrol og rettelse. Vælg landekode til et nyt nummer; eksisterende numre kan beholde formatet. Telefon og e-mail er påkrævet. Fortsæt viser begge værdier; Bekræft og gem bekræfter dem samlet. Portalen læser de gemte oplysninger igen, før den viser succes. Bekræftede oplysninger kan ikke ændres her og efterspørges ikke igen. Ved konflikt hentes de aktuelle værdier uden at overskrive bekræftede oplysninger. Midlertidige fejl tillader nyt forsøg med samme værdier. Måske senere lukker vinduet; Bekræft kontaktoplysninger åbner det igen. Bekræftelsen verificerer ikke ejerskab af telefon eller e-mail. Vis instruktioner før opholdet er også slået fra som standard. Klik uden for kontaktvinduet eller Escape lukker det ikke. Vælg Fortsæt for at gå videre eller Måske senere for at lukke det. En lys, halvgennemsigtig baggrund øger kontrasten omkring kontaktvinduet. I den lukkede portal vises Bekræft kontaktoplysninger i bookingbeskeden i stedet for Tjek igen, kun når bekræftelse er nødvendig. Den separate kontaktknap bevares i den aktive portal. I den åbne portal på computer vises Bekræft kontaktoplysninger øverst til højre ved overnatningsstedets overskrift. Mobil beholder den separate kontaktknap. Når Vis instruktioner før opholdet er aktiveret, viser den lukkede portal før ankomst også opholdsoplysningerne med tilgængelige ind- og udtjekningsdatoer i lejerens tidszone og regionale format. Oversigten vises, selv om instruktionsteksten er tom. Værelses- og kodekort følger synlighedsindstillingerne, men viser kun «Bliver tilgængeligt, når det er klar»; faktiske værelsesnavne, numre og koder skjules, indtil adgang er tilladt. Oversigten skjules, når indstillingen er slået fra, efter opholdet eller når bookingen ikke kan bekræftes. Den lukkede oversigt er samlet i én justeret kolonne: først nedtælling med sekundære handlinger, derefter lige store opholdskort og instruktionerne. Datoer vises før pladsholderne for værelse og kode. Kortene bruger fire kolonner på computer og et 2×2-gitter på mobil, også på smalle skærme. Tilbudsbilleder i gæsteportalen fylder hele kortets bredde på computer og mobil. Højden tilpasses billedets oprindelige proportioner, så hele billedet vises uden beskæring.